oppimisentp.jpg
Etusivu>Oppimisen työkalupakki>Oppimisprojektit>Viestintä

Viestintä

 
Hyvän viestinnän tunnusmerkkejä
Viestintäsuunnitelma
Tiedotustilaisuus
Lehdistötiedote

 
Viestintä strategiasta käytäntöön  ”Pelaa oikeilla välineillä”

Viestintä on kokonaisuus, johon kuuluu sisäinen ja ulkoinen viestintä sekä markkinointiviestintä. Sisäinen viestintä  on vuorovaikutteista tiedonkulkua yrityksen sisällä ja kohdistuu organisaatiossa toimiviin henkilöihin. Ulkoinen viestinnän kohderyhmiä ovat sidosryhmät sekä julkinen sana. Markkinointiviestintä on asiakassuhteiden hoitamiseen tarvittavaa viestintää, joka on yleensä organisaation maksamaa ja käsittää runsaasti erilaisia keinoja markkinointiviestinnän toteuttamiseksi. 

 
Hyvän viestinnän tunnusmerkkejä

  • Selkeät tavoitteet
     

    • mitattavuus + sovitut mittarit
       
  • Sitoutuneet osapuolet
     

    • yhteistyö ja yhteydenpito sujuu
       

  • Realistinen aikataulu
     
    • muutos ei tapahdu päivässä
       

    • tulokset ”kasoissa”
       

  • Sisältö/monipuolisuus ja luovuus
     

    • kysy suoraan sidosryhmiltä, tutki, ymmärrä
       

    • yhdistä eri keinoja ja tunne viestinnänvälineet
       

    • kokeile uutta, mutta tutki toimiiko se? uskalla hylätä, jos ei toimi.

 


Viestintäsuunnitelma

Onnistunut viestintä vaatii suunnitelmallisuutta. Viestintäsuunnitelman laatiminen varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan ja tiedottaminen kohdistetaan oikealle sidosryhmälle. Tärkeätä on myös, että tiedottamisessa on selkeästi määritelty tekijät ja vastuut sekä seuranta. Viestintäsuunnitelma sisältää seuraavat osiot:

  • Tilanneanalyysi
  • Tavoitteet
  • Kohderyhmät
  • Keinot
  • Ajoitus
  • Tekijät
  • Vastuualueet
  • Kustannukset
  • Seuranta

Viestintäsuunnitelma voidaan tehdä kirjalliseen muotoon sekä aikataulua konkretisoivaksi taulukoksi. Nämä viestintäsuunnitelman osiot täydentävät toinen toistaan.

Esimerkki taulukon muotoon tehdystä viestintäsuunnitelmasta:

Viestintäsuunnitelmataulukko.doc

 
Tiedotustilaisuus

Uutinen voidaan toimittaa joukkoviestimille esimerkiksi tiedotustilaisuuden muodossa. Tiedotustilaisuuteen lähetetään kutsu, jossa ilmenee selvästi aihe, paikka, aika ja kutsun lähettäjä yhteystietoineen. Lehdistötiedote voi olla kutsun liitteenä tai se voidaan jakaa tiedotustilaisuudessa. Tiedotustilaisuus vaatii hyvin onnistuakseen täsmälliset suunnitelmat ja etukäteisvalmistelut.   

  • Suunnittele ajankohta ja paikka sekä mahdolliset kuljetukset. Huonoja ajankohtia ovat maanantaiaamu ja perjantai-iltapäivä. Tiedotustilaisuuden kesto on maksimissaan yksi tunti.
     
  • Suunnittele kutsun sisältö ja lähetä kutsut riittävän ajoissa.
     
  • Mieti kuka isännöi tai emännöi tilaisuutta.
  • Suunnittele tarkkaan tiedotustilaisuuden kulku. Mitä kerrotaan ja näytetään? Mitä uutis- ja tausta-aineistoja? Miten tiedot jaetaan ? (paperilla, cd:llä, levykkeellä)
     
  • Suunnittele tarjoilu ajoissa. Huomioi erityisruokavaliot (alkoholiton vaihtoehto, tee, laktoositon, sokeriton).
     
  • Huolehdi jälkipalvelusta.  Lupasitko ottaa yhteyttä? Lupasitko lähettää materiaalia jollekin? Lupaukset toteen!
      
  • Seuranta – Miten tiedotustilaisuus onnistui, saatiinko eri medioihin haluttu uutisointi.

 

Lehdistötiedote

Otsikko ilmaisee olennaisen asian lyhyesti, mutta kiinnostavasti. Tiedotteen ensimmäinen kappale on ingressi, johon on tiivistetty tiedotteen pääasiat. Tiedotteen teksti on luonteeltaan tiedottavaa arkityyliä, täsmällistä ja objektiivista. Kappaleet, virkkeet ja lauseet ovat mielellään lyhyehköjä. Tiedote tulee olla lyhyt ja yksiselitteinen. Suositeltava pituus tiedotteelle on yksi A4, mutta tarvittaessa tiedote voi olla pidempikin, jos se on valmiissa uutismuodossa.

Tiedotteen vasempaan yläkulmaan merkitään tiedotteen lähettäjä. Vastaanottajaa ei ole tapana merkitä. Tiedotteessa tulee olla myös päivämäärä sekä lisätietojen antaja ja hänen yhteystiedot. Lehdistötiedotetta ei allekirjoiteta.

Tiedotteesta tulee ilmetä siis vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

  • mitä?

  • missä?

  • milloin?

  • miksi?

  • (miten?)

  • kuka?

Tiedotteen rakenne:

PROJvi1.gif

  • tärkein asia ensin

  • 1 uutinen per tiedote

projektityokalut_sisalto.jpg